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打造企业采购的精算师新日

发布时间:2020-01-15 16:09:10 阅读: 来源:酚醛泡沫保温板厂家

随着经济危机继续延续,中小企业在未来的发展正面临严峻挑战。尤其在信贷紧缩、融资困难的情况下,控制成本成为企业管理者的首选策略。如何从采购环节入手,严格资金管理和成本控制,规范采购流程,优化采购计划,在保证质量的前提下降低采购成本,将直接影响企业能否成功“瘦身”,实现削减成本的目标。

企业在采购管控环节通常出现的情况是,销售、生产部门催着要货,但采购人员没法确定具体的下单情况。这是因为采购业务量大、环节多,采购人员手工统计困难,而且,同于采购信息不能及时共享,订货、到货、质检、入库、结算等环节的业务人员彼此不能实时地掌握对方的信息,导致没有人能全部的说清还缺哪些货、缺多少货、哪些货已到了、已到的货物又有哪些已付款未付款等等。

归根结底,这是由于数据不能实时共享所造成的“信息不对称”,一方面,这会导致业务环节拖延,不能按时完成工作;另一方面,不能及时付款及按时向客户交货,影响了客户满意度和供应商积极性,削弱了企业的市场竞争力。

要规范企业的采购流程,优化采购计划,节约采购成本,必须要解决三个方面的采购难点:供应商的管理控制、采购业务的执行跟踪、采购付款控制。

企业采购关键管控点

?难点一:供应商的管理控制

企业在采购前,难以确定目标物料的最优采购供应商,这是因为以前的采购关键数据分散在库房、质检等不同部门,不能及时共享,导致对采购成本无法进行全面、准确的计算和分析,而且不能对供应商进行准确、科学的分析。结果实施采购时只能凭经验选择供应商,缺乏科学依据,短期内致使采购成本上扬、品质下降、交期延长,从长期上看,则会导到供应体系不稳定,企业竞争力下降。

?难点二:采购业务的执行跟踪

在实施采购计划的过程中,无法掌握下单情况,这是因为采购业务量大、环节多,采购人员手工统计困难,对供应商的交货情况监管不到位,无法及时主动对采购业务的执行进行跟催,更重要地是,由于采购信息分散在订货、到货、质检、入库等环节,不能及时共享,各部门无法掌握整体的采购情况,造成缺购、少购等问题,致使各业务环节难以顺利完成,同时也影响了客户满意度和供应商的积极性。

?难点三:采购付款控制

企业在采购过程中,要对每项采购业务进行准确付款,困难重重。这是因为订单、到货、发票之间关系复杂,不是简单的一对一关系,并且随业务发生而实时动态变化;而且由于采购付款方式的多样化,造成业务了与账务不一致,增强了核对工作的难度,造成了企业损失甚至影响供应关系。

这些难点,只要通过T6企业管理软件就可以消饵于无形。T6采购管控包帮助企业对采购流程进行全面管理,控制从请购、订货、到货、入库、开票、到采购结算过程中的关键环节,适用于各类工业企业和商品流通企业处理普通采购、受托代销、直运业务等三种业务类型,优化采购价格和数量,跟踪执行采购进度,降低采购成本,规避采购风险,确保物料供应。

用友T6企业管理软件采购管控包模块功能简介:

◆采购管理:

通过完善的供应商档案管理,对供应商提供的货品进行价格、质量、交期的管理,以实现供应商的评估和分析;企业可以根据实际情况进行采购业务流程的定制,对采购业务进行全过程跟踪管理,实现采购业务执行与订单相匹配,有效控制采购成本。

◆支持普通采购、受托代销、直运采购业务三种业务类型

◆完整的供应商管理和分析体系,可以对供应商的价格、质量、交货情况等进行分析

◆完整的采购业务流程,从请购单、采购计划?采购订单?到(退)货单?检验单?入库单?采购发票?采购结算的完整处理流程,单据之间都有业务关联,也可根据企业实际情况进行流程定制

◆严格的采购过程监控,通过采购综合统计表、在途货物余额表、暂估入库余额表等的查询,使采购和生产部门实时了解采购不同业务环节的执行数量以及订单执行情况

◆丰富的采购明细和分析报表,如采购执行情况表、采购成本分析、货龄分析、不合格原因分析等

◆应付款管理:

通过应付款管理系统可以进行发票录入、结算的处理,它以发票、其他应付单等原始单据为依据,记录采购业务以及其他业务所形成的往来款项,同时提供票据处理功能,实现对承兑汇票的管理。能够处理应付款项的支付、转账等业务,并自动进行业务单据预警,实现企业从采购到付款业务的追溯,有效对企业资金流出进行预测和管理。

◆应付款管理可以与采购系统、财务系统完全集成,实现企业资金流出与业务、财务核算的一致、统一。

◆提供采购发票、付款、退款、票据管理、应付款结算等全面的付款业务流程管理

◆提供应付,结算凭证自动生成、到期债务预警、与总账和往来单位对账等综合业务管理功能

◆提供完善的应付管理体系,包括应付账龄分析、付款分析、欠款分析等管理报表,帮助企业及时支付到期账款,合理地进行资金的调配,提高资金的使用效率

◆库存管理:

库存管理适用于中小型工业企业和商业企业,可与用友T6企业管理软件其他业务系统紧密集成,包括与存货核算管理、销售管理、采购管理的业务单据自动传递;支持企业各种出入库业务类型,提供保质期、调拨、盘点等业务管理,及时动态掌握各种库存信息变化对业务的影响,提供各种储备分析表,齐套分析表,呆滞物料分析等,便于企业进行存货的控制和库存结构优化,从而避免材料积压占用资金或材料短缺给企业带来的不必要的损失。

◆普通出入库业务管理:对采购、产成品、受托代销入库;销售、委托代销、材料、配比出库、其他出入库、调拨,盘点等各种业务进行全面的管理,为相关部门提供准确的库存信息

◆特殊出入库业务管理:对组装拆卸、形态转换等特殊业务进行处理,保证在特殊行业中或特殊业务下库存数量的准确,避免因库存管理漏洞造成的企业损失

◆库存可用量管理:根据企业的实际需求设置可用量计算公式,为计划编制提供实际可使用的材料库存数量;通过可用量检查,帮助销售部门在销售时查看成品可用量,准确回应客户交期、数量的询问

◆条形码管理:使用通用条码或自定义条码,利用采集器采集存货数据,批量生成单据,提高物流效率,减少误差

◆批次管理:通过对存货的收发存情况进行批次管理,实现对物料出入库的全程跟踪,质量追溯

◆保质期管理:通过对需要进行保质监控的存货设定失效期以及保质期预警天数,系统自动对存货保质期、失效期提供预警

◆货位管理:通过按照货位细分的仓储管理,做到仓储现场规范管理,方便物品存取。

◆不合格品管理: 对不合格品进行登记,用以备查;确定处理的,按照不合格品处理流程处理,记录处理日期、地点、处理方式等信息

◆远程仓储控制:对于异地仓库,可实现远程库存业务操作,以实现企业物流信息的集中管控,以解决总公司与分公司距离较远无法联网,又需要传送数据、集中管理的问题

◆准确及时的库存展望为企业提供未来某一段时间之内的每个时点的库存可用量情况,方便企业提前针对各种库存进行相应的购、产、销安排

◆存货分析报表:通过各种库存分析数据,形成丰富的库存分析报表实现库存展望、对呆滞积压、缺料、齐套、库龄等进行分析

采购管控包关键业务报表:

?采购货龄综合分析报表

?采购资金比重分析报表

?采购类型结构分析报表

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